A adoção de padrões para orientar uma gestão de qualidade é importante em empresas e entidades de todos os segmentos e portes. A ISO 9001 é uma das certificações que ajuda organizações a melhorarem seus procedimentos de forma a aumentar seu diferencial competitivo e fortalecer a imagem e a reputação.
A Associação Comercial e Industrial de Chapecó (ACIC) recebeu recentemente a recertificação ISO 9001, resultado de um amplo processo de aperfeiçoamento gerencial iniciado em 2008, com a formação do primeiro grupo de empresas que se uniram no Programa de Excelência promovido pelo Sebrae/SC. O objetivo era a troca de experiências empresariais e a certificação do grupo na ISO 9001.
A coordenadora administrativa da ACIC, Ivania Maria Rossi, explica que o primeiro passo para a certificação foi fazer um pré-diagnóstico da situação em que a instituição se encontrava em relação à gestão da qualidade: como estavam os procedimentos, como o conhecimento era compartilhado, se existiam indicadores, entre outros. “A principal mudança percebida foi a sistematização e a interação entre os processos. Cada processo identifica as atividades que lhe são pertinentes e verifica quais os impactos dessas atividades nos demais setores da entidade. Sistematicamente foi ocorrendo a padronização através dos manuais, instruções de trabalho e dos formulários adequados a cada atividade”, relata Ivania.
Para manter a certificação, é necessário disciplina e constância. Além disso, anualmente acontecem auditorias de manutenção e a cada três anos ocorre a recertificação. De acordo com Ivania, esse é um ótimo caminho para uma organização que planeja crescimento e expansão, pois facilita na hora de treinar os novos colaboradores, por meio dos manuais, conhecimento compartilhado e informações documentadas. “Essa modalidade de gestão da qualidade tem o propósito de melhorar o desempenho, aumentando o nível de organização interna, facilitando o controle da administração e melhorando a produtividade”, sublinha.
BENEFÍCIOS DA CERTIFICAÇÃO
Ivania lista uma série de benefícios para as empresas, entidades e organizações certificadas pela ISO:
· Padronização – os processos são executados sempre de uma forma padronizada, independente de quem o faça. Mesmo que ocorra substituição de um colaborador, o processo não é interrompido.
· Redução dos custos – acontece com a identificação de problemas nos processos, redução dos desperdícios, fidelização de clientes, maior organização interna.
· Otimização dos processos – é necessária a criação de um fluxo de informações que transitam pelos setores de forma organizada, gerando maior desenvolvimento entre os colaboradores, pois estes conseguem perceber a sua importância e relevância dentro do processo, elevando seu ânimo e desempenho.
· Melhoria do relacionamento – entre organização e seus clientes, pois volta o foco da empresa para o público e na sua satisfação. A ISO assegura que as necessidades dos clientes sejam atendidas, por isso possui um requisito destinado à satisfação do cliente. Indiretamente a empresa busca pela excelência e acaba reduzindo desperdícios, custos de retrabalho e pode investir em novos produtos, treinamentos e qualidade, além de melhorar sua imagem e seu desempenho.
· Colaboradores motivados – a empresa alcançará níveis de excelência em gestão e isso resulta em indicadores, em desempenho avaliado, metas definidas e alcançadas e em colaboradores mais participativos.
· Credibilidade da marca – pela imagem de ser uma organização comprometida com a qualidade de seus produtos e serviços prestados.
· Atividades monitoradas – são estabelecidos objetivos e metas, além da avaliação de desempenho e resultados frequentes.
· Organização interna – cada colaborador tem clara qual sua função, dessa forma as atividades são desenvolvidas de forma ordenada, com boa comunicação e interação entre os processos.
· Melhoria contínua – oferece à empresa vantagem competitiva, corrigindo erros, reduzindo custos e processos ineficientes. Todos ganham com isso: empresa, funcionários e clientes.
· Olhar sistêmico – busca abordar os riscos e oportunidades da organização de maneira estruturada e pragmática.